barkered16的部落格

不管怎麼整理，沒多久周遭又一團亂；
越緊急的時候，永遠找不到需要的文件；
堆積如山的文件時常上演土石流的慘狀……
這樣的你，需要的不是更大、更完美的收納空間，
而是力行七大守則，養成整理的好習慣，
學習確實分類，定時檢查，適時丟棄，
才能擺脫慌亂無序的夢魘，創造切合實際需求的高效能工作環境！

◎守則1掌握文件存放位置的習慣術
自我叮嚀：先不管好不好看，要能一拿就到手
整理要訣→「區域分割」、東京大學野口悠紀雄教授的「排擠歸檔法」
◎守則2將新文件確實分類的習慣術
自我叮嚀：真正該優先的是效率，重要度低的工作優先處理
整理要訣→「兩層式公文架分類法」、美國總統艾森豪的「四分法」
◎守則3每天進行管理與檢查的習慣術
自我叮嚀：「等有時間再來……」就一輩子做不完了
整理要訣→早、午、晚三次檢查時間、「一週預定表」的聰明整理法
◎守則4適時丟棄不需要物品的習慣術
自我叮嚀：派不上用場的東西，最後就只是被遺忘而已
整理要訣→「丟棄日期分類法」、「B4信封剪報整理法」
◎守則5整頓腦中資訊的習慣術
自我叮嚀：整理重點、強化記憶，才能活用資訊
整理要訣→日本文化人類學者川喜多二郎的「KJ法」、美國學者奧斯朋的「檢核表法」
◎守則6整理資訊來產生創意的習慣術
自我叮嚀：整理是為了提高產能，達成更具創造性的活動
整理要訣→索引卡、便利貼、筆記本
◎守則7輕鬆整理電腦檔案的習慣術
自我叮嚀：把紙本文件的分類法應用在電腦上
整理要訣→「PEP個人效率規劃」創始者凱利．葛理森的資料夾分類法

?作者簡介

?三橋志津子（MITSUHASHI SHIZUKO）
1962年生於日本神奈川縣，於東京外語大學義大利文學系畢業後，先是在東京、紐約等地的出版社、編輯出版公司擔任雜誌、書籍的編輯，之後活躍於自由編輯、作家等各種領域。在同時進行數份企劃案與寫作的忙碌經驗中，鑽研各種資訊收集、整理術，並獨自思考、修習資訊處理技術。目前仍持續進行高效率且富創造性的寫作活動。?

守則1掌握文件存放位置的習慣術
不管怎麼整理，沒多久周遭又一團亂的人；
在堆積如山的文件前迷失方向的人……
請不要輕言放棄。
首先養成這條「守則1」的習慣，
讓自己一出手就拿到需要的東西吧！


===========================================================
重點1關鍵不在於好不好看，而是能一拿就到手

所謂的「妥善整理」，到底是怎樣的狀態呢？
其實最主要的重點，就在於「馬上就知道什麼東西放在哪裡」。
如果在必要的時候能順利拿到必要的東西，那麼工作就會進行得很有效率。
「沒辦法好好整理！」「根本整理不完！」有這種煩惱的人注意了，請想像一下自己坐在辦公桌前工作的情景吧。
假設現在要做出一份隔天開會要用的資料。這時候，客戶來了一通詢問電話，於是你毫不猶豫地拿出要參考的文件，沉著地回答對方的問題。
掛上電話之後，這次換同事來找你，請你給他看另外一份文件。
這時候只要花幾秒鐘，你就找出了那份文件交給他，然後再回頭製作資料。
能快速地應付這些事情，必定是知道什麼文件放在哪裡，才能順利達成。
只是大概知道東西放在哪裡，這樣是不行的。

創造二十秒內就找到所需文件的環境

不擅長整理的人，常常會辯稱：「看起來很亂，不過什麼東西放在哪裡我都知道。」但是實際上大多數的人只是自以為知道放在哪裡罷了。
這種人通常都是知道文件擺放的大概位置，然後從那一區開始找，結果還是會花個幾分鐘，笨拙一點的甚至得花上幾十分鐘的時間。要是更嚴重一點，不只找不到要用的東西，還會把堆積如山的文件弄得更亂，結果花了一個小時去整理。
為了不讓讀者誤會，我在這裡先強調一下，看起來亂不亂並不是問題所在。重要的是有沒有真正掌握文件的存放位置。
即使看起來有點雜亂，只要能在二十秒之內拿到存放在辦公桌周圍的文件，就不會妨礙工作。相反地，不管看起來整理得多漂亮，要是找東西時需浪費太多時間，就不算整理得井然有序。
實際效益重於外觀，預先掌握文件存放的確切位置，才稱得上是有效率又實際的整理術。

=======================================================